Hola qué tal amigos constructores ¿cómo están? esperando se encuentren muy bien les deseo que tengan un excelente día.
El día de hoya vamos a hablar de un tema bastante interesante que lleva algunos años tomando fuerza en la industria de la construcción y es el del Control de Proyectos.
El control de proyectos se refiere a una serie de procesos y mecanismos que proporcionan las herramientas necesarias para llevar a cabo proyectos de diferentes dimensiones, desde los más sencillos hasta demasiado complejos, lógicamente entre más grande se considere un proyecto, será requerido un mayor número de participantes y de recursos que apoyen con los diferentes procesos para que, con sus habilidades lleven esta serie de procesos a su mejor versión.
Estos procesos y mecanismos se refieren a la ruta que se deberá seguir para llevar a buena conclusión cualquiera que se trate el proyecto.
Para esto será necesario el conocer las herramientas necesarias, pero además no solo se trata de el uso de algunas tecnologías, también de actitudes y aptitudes de quien lo lleva a cabo, de hacer uso de habilidades específicas para tomar las mejores decisiones en un camino bastante accidentado en muchas de las ocasiones, pero sin perder el objetivo o metas que se planearon de principio.
Pero, para comenzar con un control de proyectos, vamos a comenzar por dividirlo en etapas para una mejor comprensión.
1.- Planeación.
Una buena planeación del proyecto se debe de llevar a cabo siempre antes de comenzarlo, pues de aquí se van a desprender algunas cosas más derivadas de la planeación, como es la gestión de materiales, los tiempos de ejecución de una obra, los recursos humanos involucrados, etc.
Es decir, en el caso de la gestión de materiales, se llevara una selección de estos para determinar cuáles quieren de especial atención en el momento de la compra, pues existen materiales que llevan un tiempo de entrega bastante prolongado y de no hacer las compras con la anticipación adecuada, muy seguramente no se tendrán cuando se requiera de su instalación en la obra, el proceso de compras tiene sus propios mecanismos y procedimientos, por lo cual específicamente se debe hacer una valoración y planeación de lo que se requiere para el avance de la obra sin padecer contratiempos debido a la falta de suministro de materiales o equipos requeridos.
De igual manera los tiempos de ejecución de la obra deben de ser analizados con base a los rendimientos óptimos del recurso humano que se vaya a emplear en determinados trabajos ya que, de no hacerse un análisis de esto, muy posiblemente se caiga en lo que normalmente ocurre en muchos proyectos que no hacen este tipo de planeación, al contratar personal poco calificado que realizará los trabajos con mala calidad y con tiempos de ejecución prolongados.
2.- Alcances.
Los alcances es la forma de medir las actividades que se van a realizar, pues de acuerdo con estos es posible calificar y medir los tiempos que se llevan a cabo dentro de los trabajos de la misma obra, a partir de los alcances en el proyecto es mucho mas práctico hacer una planeación de todas las actividades y una formación de frentes de trabajo en cada etapa del proyecto.
Los alcances en un proyecto nos dicen que se incluye en el mismo, en conjunto con el presupuesto y el catálogo de conceptos, podemos conocer cómo se va a realizar el trabajo, con qué recursos y con cuanto personal, determinando con esto los tiempos de ejecución.
3.- Comunicación.
La comunicación es otro de los puntos que tienen una importancia relevante, pues a partir de una comunicación eficiente con todo el equipo de trabajo.
La comunicación deberá fluir tanto en dirección vertical, ascendente y descendente, así como en el sentido horizontal, ya que cualquier cambio o modificación deberá ser informada a todo el equipo de trabajo, aunado a esto se debe actualizar la información constantemente en el proyecto ejecutivo por medio de boletines cuando esto ocurre, de esta manera se realizará cada cambio de manera oficial y a todos niveles por medio de coreos electrónicos.
Una comunicación efectiva y asertiva es la mejor solución en este tipo de proyectos, ya que estaremos haciéndolo de la manera más clara para evitar desviaciones en el transcurso de la obra.
Si uno de los canales de comunicación no es correcto o falla en tiempo y forma, definitivamente se generan conflictos al interior del grupo de trabajo, pues comenzarán a surgir culpas y lejos de generar alguna solución, lo más probable es que se convierta en retrasos de obra y retrabajos en algunas actividades.
4.- Administración de recursos.
Es importante que exista una buena administración de los recursos, financieros, materiales, humanos, etc.
Es una práctica muy común entre las empresas dedicadas a la construcción y áreas afines, que los recursos normalmente se reparten entre la cantidad de obras que se tienen vigentes o en proceso y desafortunadamente se hace una mezcla de movimientos, tanto financieros y humanos, ya que se esperan pagos de una obra para solventar los gastos de otra, lo cual termina por hacer un gran problema cuando no llegan esos recursos.
Por lo que siempre es recomendable se evite en la medida de lo posible que se generen ese tipo de prácticas que solo van a llevar a la toma de decisiones equivocadas, afectando intereses de todos tipos en contra del beneficio de la obra y sus avances, así como afectando también los derechos laborales de los trabajadores, ya que la falta de recurso muchas veces implica que se le deje te pagar al trabajador y esto trae como consecuencia problemas laborales legales difíciles de resolver si no se les da solución a tiempo.
Además, la falta de recurso o una mala administración de estos, afecta en la llegada de materiales para el uso en la obra ya que, con escasos recursos financieros la adquisición de materiales para la obra, provocan que en esa misma medida no haya lo suficiente para avanzar.
5.- Monitoreo y control de las metas.
Es muy importante que se tengan lo medios para monitorear las metas, los avances de manera continua.
Por lo que, se debieron haber establecido metas alcanzables y medibles cuando se realizado la planeación previa al comienzo del proyecto
Existe software que se utiliza de manera común en la medición de metas, la revisión constante de las mismas ayuda a evitar retrasos en las actividades planeadas, así como desviaciones económicas, materiales y humanas.
En la medida en que se hacen estas revisiones de las metas, se facilitarán muchas tareas posteriores y se podrán tomar decisiones en el momento mas oportuno con la finalidad de evitar trabajos innecesarios y retrasos de la obra.
El control y valoración continua de las metas, no sirve de nada si no se hacen los ajustes correspondientes si se detectan desviaciones en los procesos que se han planeado, por eso es importante tomar acciones inmediatas para su corrección.
6.- Gestión de la calidad.
Una supervisión constante y que vaya de acuerdo con los lineamientos de las especificaciones de materiales y procesos constructivos.
Calidad no solo significa que los trabajos finales se hagan así, eso es parte de el producto final y que lógicamente debe hacerse con calidad.
Pero la calidad implica mucho mas que eso, tiene que ver con cada material y procedimiento, con las herramientas y equipos usados incluso con la calidad humana y mano de obra calificada en la ejecución de los trabajos por realizar.
Cada procedimiento tiene una seré de pasos que se deben realizar tal y como se han plasmado en las especificaciones y es como se deben de elaborar.
La calidad es evitar desviaciones en todos los procesos, desviaciones no precisamente económicas, mas bien de cada paso realizado conforme al proyecto.
Tener las herramientas adecuadas y los medios para realizar cada trabajo en tiempo.
7.- Trabajo en equipo.
Trabajar en equipo es importante, pues de una buena relación al interior del grupo de trabajo, va a derivar en una excelente comunicación en todas direcciones y por consecuencia las metas trazadas serán metas en común.
Uno de los puntos clave es precisamente que las relaciones interpersonales en el equipo sean afianzadas con actividades que les ayuden a evitar que el estrés laboral los agobie y se termine por descomponer con malas decisiones que afectarán para la obtención de las metas trazadas.
Trabajar con empatía, ser tolerantes a la frustración, así como el trabajo con la inteligencia emocional con los integrantes de un equipo de trabajo, es vital para conseguir excelentes resultados.
De esta manera se tomarán decisiones en conjunto que elevarán la calidad del proyecto y se podrán acortar los tiempos de ejecución de los trabajos, elevando también la calidad de los procesos y al final del producto que se va a entregar al cliente.
El involucrar a toda la gente siempre es positivo y en beneficio del proyecto, no solo mandos medios, también trabajadores de campo, pues al final son quienes realizar las tareas mas pesadas y que nos llevan a cumplir con las metas trazadas.
8.- Adquisiciones.
En este sentido se deben de gestionar los materiales con el tiempo de su utilización en obra, evitando con esto tener un almacén demasiado grande, que solo va a acumular algunos materiales que se pueden deteriorar si se piden con demasiada anticipación.
Existen materiales y equipos que se deben solicitar con tiempos demasiado anticipados, ya que los periodos de entrega llegan a ser muy prolongados, normalmente cuando se trata de equipos o materiales que son exportaciones, pues los tiempos de aduana llegan a ser demasiado lentos, llegando a ser críticos si no se detectan a tiempo.
Se deberá realizar un programa de adquisiciones de materiales y equipos para precisamente localizar los que pudieran tornarse en un foco rojo si no se solicitan en tiempo.
Este cronograma de adquisiciones deberá estar acorde al programa general de obra, para que de esta manera se evite el retraso de actividades, provocado por la falta de algún material o equipo.
La dirección de proyectos estará dirigida por la figura del Project mánager, quien estará en todas y cada una de las etapas del proyecto apoyando a sus colaboradores, deberá este personaje ser un excelente líder para conseguir que cada paso que se dé sea firme y siempre en dirección adecuada para conseguir un proyecto exitoso en todos los aspectos.
De esta manera hemos visto un poco de lo que la dirección de proyectos esta fomentando siempre en beneficio de cada proyecto que se quiera llevar a cabo, en el área que asigne siempre una buena gestión, será garantía de trabajos altamente eficaces y exitosos.
Espero que esta información te haya servido.
Si tienes dudas o quieres que trate algún tema en particular, escribe a mi correo contacto@arquitectocuellar.com y con gusto trataremos los temas de tu interés.
No olvides que yo soy el arquitecto Cuéllar y espero haberte ayudado así… ¡EN CONCRETO!
